ผมเคยเขียนเรื่องราวเกี่ยวกับ Virtual Office หรือการทำงานยุค New Normal หลังจาก COVID-19 ระบาด มาแล้วอย่างน้อย 2-3 บทความ ใน SALIKA ของเราแห่งนี้
ไม่ว่าจะเป็น “จาก New Normal ถึง New Unbundling กับ “โครงสร้างใหม่” หลังยุค COVID-19” หรือ “New Normal รับเหมารายย่อย พลิกวิกฤต COVID เป็นโอกาส!”
เหตุผลก็คือ การแพร่ระบาดของ COVID-19 ทำให้สำนักงานต่างๆ ต้องปรับรูปแบบการทำงาน เปลี่ยนจากการให้พนักงานเดินทางไปเช้า-เย็นกลับที่ทำงาน มาเป็นการทำงานจากที่บ้าน หรือ Work from Home มากขึ้น
แม้ในบ้านเรา การแพร่ระบาดของ COVID-19 จะซาลงมาก จนตัวเลขคนติดเชื้อตรึงอยู่ที่ 0 เป็นเวลากว่า 100 วัน
แต่หากมองออกไปจากรั้วบ้าน เรายังเห็นการแพร่ระบาดของ COVID-19 ยังหนักหนาสาหัส และเต็มไปด้วยความยืดเยื้อเรื้อรัง
เมื่อเป็นเช่นนี้ ก็ยิ่งทำให้ การทำงานจากที่บ้าน หรือ Work from Home ได้กลายเป็นสิ่งปกติธรรมดาในยุคใหม่ หรือ New Normal “ชีวิตวิถีใหม่” มากยิ่งขึ้นเรื่อยๆ
Virtual Office เป็นคำที่ประกอบสร้างจากศัพท์ 2 ตัวคือ Virtual ซึ่งแปลว่า “เสมือนจริง” กับ Office ที่หมายถึง “สำนักงาน”
Virtual Office จึงแปลตรงๆ ได้ว่า “สำนักงานเสมือนจริง”
ให้ท่านผู้อ่านนึกภาพ ช่วงที่บ้านเราอยู่ในช่วงกักตัวจากพิษ COVID เข้มๆ เมื่อเดือนมีนา-เมษา ที่สำนักงานหลายแห่งใช้ Zoom ในการประชุมทางไกล
และมหาวิทยาลัยหลายแห่งในระดับบัณฑิตศึกษา ก็ใช้ Zoom ในการสอบวิทยานิพนธ์ ยังไม่ต้องพูดถึงการจัดการเรียนการสอนผ่านระบบ Online
ต่างๆ เหล่านี้ เป็นภาพสะท้อนหนึ่งของกลไก Virtual Office หรือ “สำนักงานเสมือนจริง”
ที่ไม่ต้องให้ทุกคน “เข้ามาที่สำนักงาน” แบบพร้อมหน้าพร้อมตา เพราะพนักงาน Work from Home อยู่ที่บ้าน
แต่สามารถทำงาน ประสานงานระหว่างแผนกต่างๆ จากที่บ้าน ผ่านเครื่องมือ Digital ไม่ว่าจะเป็น Zoom ดังที่กล่าวไป หรือ Line กลุ่ม โดยเฉพาะอย่างยิ่ง e-Mail ของบริษัท
เสมือนว่านั่งอยู่ในออฟฟิศเดียวกัน
แต่ที่จริงแล้ว ต่างคนต่างอยู่คนละสถานที่ คือบ้านของพนักงานแต่ละคน
เติมเต็มสภาพสำนักงานยุค 5G ที่หลายองค์กรทั่วโลก ต่างกำลังเดินหน้าไปสู่นโยบาย Virtual Office เต็มรูปแบบ
สำนักข่าว CNN ได้เปิดผลสำรวจของบริษัทที่ปรึกษาทางการเงิน KPMG International Cooperative หนึ่งในบริษัทตรวจสอบบัญชี 4 แห่งที่ใหญ่ที่สุดในโลก (ประกอบด้วย Deloitte Touche Tohmatsu, Pricewaterhouse Coopers และ Ernst & Young)
KPMG ระบุว่า CEO องค์กรภาคธุรกิจขนาดยักษ์ใหญ่ในสหรัฐอเมริกา ที่มีรายรับต่อปีมากกว่า 1 พันล้านดอลลาร์ จำนวน 68% (ประมาณ 2 ใน 3) มีแผนลดขนาดสำนักงานลงในช่วง COVID-19 และหลังจากนี้
ที่สำคัญที่สุดก็คือ CEO เหล่านี้ จะเปลี่ยนไปเน้นการทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) ของพนักงานมากขึ้น
เหตุผลหลักก็คือ องค์กรพันล้านเหล่านี้ มีค่าเช่าสำนักงานที่สูงมาก เพราะต่างก็ตั้งอยู่ในเมืองใหญ่ ไม่ว่าจะเป็น New York, Chicago หรือ San Francisco
CNN เผยว่า องค์กรภาคธุรกิจขนาดยักษ์ใหญ่ดังกล่าว กำลังลงทุนทำ Virtual Office กันมากขึ้น
แปลไทยเป็นไทยก็คือ พวกเขากำลังจะบอกว่า แม้จะมีวัคซีน COVID–19 ออกมาใช้ในเร็ววันนี้ แต่ก็จะยังเดินหน้าทำสำนักงานเสมือนจริงต่อไป
Bill Thomas ผู้ดำรงตำแหน่ง Global Chairman ของ KPMG กล่าวว่า ณ เวลานี้ หลายต่อหลายบริษัท ได้พิสูจน์แล้วว่า การทำงานจากที่บ้าน หรือ Work from Home นั้น มีประสิทธิผล และประสิทธิภาพ ไม่แพ้การเดินทางไปเช้า-เย็นกลับที่ทำงานเลย
“สำนักงานยุค 5G กำลังเดินหน้าสู่ Virtual Office เต็มรูปแบบ นี่เป็นแนวโน้มใหม่ ที่จะเดินหน้าต่อไปในระยะยาวอย่างแน่นอน” Bill Thomas กระชุ่น
ในอนาคตอันใกล้นี้ ผมคิดว่า แม้แต่ฝ่าย HR (Human Resource) หรือฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ฝ่ายการตลาด (Marketing) ฝ่ายขาย (Sell) หรือฝ่ายบริการลูกค้า (Customer Service)
“ฝ่ายต่างๆ เหล่านี้ เดิมทีมักจะเป็นหน่วยงานท้ายๆ ขององค์กร หรือเป็นหน่วยงานที่องค์กรไม่ค่อยอยากอนุญาตให้ Work from Home แต่ ณ จุดนี้ บริษัทต่างๆ กำลังผลักดันให้พนักงานทุกฝ่ายทำงานจากที่บ้านแบบ Virtual Office มากขึ้น”
“ซึ่งจะส่งผลถึงการเช่าพื้นที่สำนักงาน ที่จะต้องลดลงเป็นเงาตามตัว” Bill Thomas สรุป
สำนักข่าว CNN บอกต่อไปอีกว่า ผลการสำรวจดังกล่าวชี้ว่า 3 ใน 4 ของ CEO กล่าวว่า หลายองค์กรในอเมริกากำลังเร่งผลักดันสำนักงานเสมือนจริง เพื่อรองรับการทำงานยุค 5G
ขณะที่ 2 ใน 3 มีแผนจัดทำผังโครงสร้างการทำงาน (Organization Chart) ใหม่ที่เน้นการใช้ระบบอัตโนมัติและปัญญาประดิษฐ์มากขึ้น
นอกจากนี้ 3 ใน 4 บอกว่า การทำงานจากที่บ้าน จะทำให้องค์กรของพวกเขา สามารถรับสมัครพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญสูง หรือเจ้าหน้าที่ซึ่งมีความชำนาญเฉพาะทาง ในฐานะที่ปรึกษาเพิ่มเติมได้มากขึ้น
ที่เป็นเช่นนี้ก็เนื่องมาจาก เมื่อองค์กรต่างๆ ใช้สำนักงานเสมือนจริงกันอย่างเต็มรูปแบบแล้ว พวกเขาก็ไม่ต้องกังวล ว่าพนักงานจะลาออก จากเหตุผลคลาสสิกคือ การย้ายบ้านไปต่างเมือง
CNN ปิดท้ายว่า Virtual Office ช่วยลดรายจ่ายองค์กร เช่น ค่าไฟ หรือค่าที่จอดรถ ลงได้เป็นจำนวนมากเช่นกัน นอกเหนือจากค่าเช่าสำนักงาน
อย่างไรก็ดี ในมุมมองของลูกจ้าง ก็ไม่ใช่ทุกคนที่จะชื่นชอบการทำงานจากที่บ้าน
เพราะลูกจ้างบางคนอาจรู้สึกว่า Work from Home เป็นภาระที่หนักเกินไป สำหรับการทำงานจากที่บ้านไปด้วย แล้วยังต้องดูแลลูกๆ และผู้สูงอายุ หรือคนป่วยในครอบครัวไปด้วย
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บรรดาเจ้าของอสังหาริมทรัพย์ต่างๆ ที่เปิดเป็นธุรกิจให้เช่าสำนักงาน ซึ่งแน่นอนว่าต้องเดือดร้อนอย่างหนัก
เนื่องจากรายได้ของพวกเขาลดลงอย่างฮวบฮาบ เพราะค่าเช่าสำนักงานที่หายไปนั่นเองครับ
ยังมีอีกหลายประเด็นเกี่ยวกับ Work from Home ที่ควรรู้
Work From Home หรือ Anywhere แชร์ให้หัวหน้ารู้ สื่อสารอะไร-อย่างไร เพื่อเพิ่มพลังกายพลังใจให้พนักงาน
รู้ไหมว่า หัวหน้ากังวลเรื่องไหน พนักงานต้องการอะไรในช่วง Work from Home?
